総合研究部 上級研究員　森越 敦

※本稿は12月・2月の連続掲載記事です。前編（12月号）はこちら

さて、では前回に引き続き内部通報制度の評価・点検の続きの項目を考察していこう。

(9)範囲外共有の禁止

通報者にとって、時には危険を冒してまで行った通報が、その後どの範囲まで共有されていくのかは非常に心配なところだ。「え、あそこの部署まで情報が伝わるなら、通報しなかったのに…」「あの人にまで話が伝わるなんて聞いてない…」とならないように、あらかじめ規程などで共有することが可能な者・部署の範囲をしっかりと定めたうえで、通報受付の時点でも通報者にしっかりと伝えることが重要だ。また、一度定めたその範囲から不注意で情報が漏れないように、ハード・ソフトの両面からの整備が必要だ。点検項目の一案としては、以下のようなことが内部通報規程に定められているかどうかが考えられる。

(10)不利益取り扱いの禁止

通報者が通報したことを理由に会社から不利益な取扱いをされないという「不利益取り扱いの禁止」の原則は、内部通報システムの根幹となっているものだ。もし、通報者がそのような危険性を少しでも感じてしまえば、通報行為を躊躇してしまうだろう。そうならないために、不利益取り扱いの禁止を規程として定めるのはもちろん、もしそれを破るような行為が起きた場合に、いち早く気づいて阻止できるようなチェック体制が必要だ。また、万が一不利益取り扱いが発生してしまった場合に、どのように回復・救済を行うのかまで、しっかりとルール化しておくことも重要だ。例えば、退職を強要され、結果退職となっていた人がいたとする。この状態からの復旧とは、理想としては元の職場に、同じ立場で復職させることだ。更に、退職となってた期間の給与はどうするのか、退職金を支給していた場合はどうするのか、またそこからいくらか費消してしまっている場合はどうするのかなど、かなり細かなルールも検討しておく必要があるだろう。

(11)調査

通報があった場合には、正当な理由がない限りは、原則すべての案件を調査することが必要だ。調査のゴールは、実際に違法行為・不正があったのかどうかを明らかすること。ただし、被通報者が自己を正当化したり、事実をはぐらかしたり、または権限を使ってうやむやにしたりなどで、調査が困難に直面することも少なくない。しかし、そのような難局にも知恵と工夫をもって対峙し、事実を解明していかなければならない。この調査機能が正しく働いているかを点検するのに最も適した方法の一つが、処理が終わった実際の通報案件の振り返りであろう。どこが良かったのか、どこに改善の余地があるのかをしっかりと認識してこそ、調査のクオリティは向上していくものだ。このとき自分たちの過去の行為を自己評価することはなかなか難しいこともあるため、専門家や外部業者などの第三者の目を入れながらチェックしても良いだろう。

(12)是正措置

調査の結果、違法行為、不正行為が明らかになった場合には、それを中止させる措置や、被害などがあった場合にはその復旧・回復を行わなければならない。さらに必要な処分や同様の違法行為が再発しないような仕組み、ルールの変更などの是正措置を講じる必要がある。ポイントは同種の事象の発生がしっかりと防止できること。生半可な措置や見当違いの対策では、しばらくすると、また同じことが起こってしまうかもしれない。これも、上記と同様に実際の通報案件を振り返りながらチェックしていくのが適当だ。是正措置が正しく機能しているか否かを見極める最大のポイントは、前述の通り【事案が再発していないかどうか】である。再発していれば、当然是正措置が「甘かった」、もしくは「適当ではなかった」ことになるし、再発していなければ、結果として妥当な措置であったと評価できるだろう。

(13)フォローアップ

通報案件がひととおり解決したあとも、その後しばらくは通報者に不利益な事が発生していないかを確認することが重要である。また、是正措置によりルールなどが改善・変更となった場合には、それをきちんと守って運用されているかを確認することも再発防止の観点から非常に重要なポイントだ。なお、これらは通報者に対して、「何かあったら連絡して」ではなく、通報窓口から積極的にアプローチし確認することが必要であろう。

(14)通知

通報者にとっては、通報を行った後でそれがどのように処理されているのかを知ることは非常に重要だ。もし何も連絡が無かった場合などには「会社は見て見ぬふりをしている」「会社は何もしてくれない」と考えて、行政やマスコミなどの外部機関へ通報してしまうかもしれない。そこで、通報者に対して適宜しっかりと通知を行うことが必要だ。

(15)ディスクローズ

従業員が内部通報の運用実績を知りうることは、内部通報システムに対する安心感を得る意味でも非常に重要な要素と言える。いかにしっかりとした内部通報制度を構築したとしても、その中身がブラックボックスであれば、それは従業員にとっては、「不透明」で「実態がよくわからず」、「信用できないもの」と捉えられてしまうこともあるからだ。また株主や消費者などのステークホルダーに対しても運用実績を伝えながら内部通報が正しく機能していることを伝えることは、企業や商品に対しての信頼感・安心感につながり、企業価値の維持・向上や消費行動にも好影響を及ぼすと考えられる。

(16)周知・研修

内部通報システムを効果的に機能させるためには、企業側だけで各種の整備を行うのではなく、従業員に対しても関連法規や内部通報のしくみを始め、通報者になったときの心得や、関係者としてヒアリングを受ける場合の心得などの知識を定期的に周知・研修する必要がある。また、従事者に対しては、通報者を特定する情報を漏らしてしまった場合に、最高３０万円の刑事罰が課されるという重い責任もあるため、情報管理や調査手法などについての実践的な研修を継続的に実施することが求められる。

(17)制度改善のPDCAサイクル

内部通報システムは、一度構築したら後はそれを継続運用すればいいということではない。定期的な点検・評価を行い、もし不具合等がある場合はそれを改善していく必要がある。いわゆるPDCAサイクルを回していかなくてはならない。また、その評価・点検は手前味噌にならぬよう、中立・公平な第三者の目で行なうことも重要だ。

いかがだっただろうか、公益通報者保護法の指針の解説を読み解くと、以上17項目について、内部通報制度の評価・点検が必要となっていると考えられる。かなり面倒だが、もし何か不祥事などが起きた場合、これらの体制の未整備がその原因のひとつになっていたら、「なぜ前もって整備していなかったのか？」「経営陣の怠慢だろ？」と非難されることに繋がりかねない。ぜひ、このコラムをお読みいただいた機会に、再度自社の体制を見直してみることをお勧めする。ちなみに当社では、２月１日に『まるごと点検＠内部通報』という新サービスをリリースした。これをご利用いただければ、非常にリーズナブルに自社の内部通報体制を点検できる。是非、ご検討いただきたい。

※前回（第５回）コラムにおいては、評価・点検項目の一覧に「12調査協力」がありましたが、【一般的な従業員の職務・義務】の範囲内に含めて考えられることから、内部通報の点検項目からは外すことといたしました。